Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

Nicht alle Aufgaben, die ein Hausmeister erledigt, dürfen abgerechnet werden. Dieses Thema ist daher oftmals Streitpunkt zwischen Vermieter und Mieter. Zu den nicht umlagefähigen Kosten zählen bspw. Kleinstreparaturen oder Verwaltungsaufgaben. Gartenpflegekosten oder die Pflege von Außenanlagen dürfen hingegen vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden.

Insgesamt dürfen 16 Posten als Betriebskosten abgerechnet werden. Zusätzlich dürfen unter dem Punkt “Sonstige Betriebskosten” auch Kosten wie die Dachrinnenreinigung abgerechnet werden. Voraussetzung ist die klare Mietvertragsdefinition der Posten, die unter “Sonstige Betriebskosten” abgerechnet werden können. Hellhörig sollten Mieter werden, wenn die Höhe der Kosten für bspw. Aufzüge oder Heizungen im Vergleich deutlich über den Vorjahreskosten liegen. Es ist nicht erlaubt, Reparaturkosten abzurechnen, die oftmals fälschlicherweise ebenfalls als Wartungskosten deklariert werden. Verwaltungstätigkeiten sowie Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen sind generell nicht umlagefähig.

Mieter sollten die Betriebskostenabrechnung sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und fair ist. Hier sind einige wichtige Punkte, die Mieter bei der Überprüfung der Abrechnung beachten sollten:

Vollständigkeit der Kostenpositionen:
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Kostenpositionen in der Abrechnung enthalten sind. Typische Kosten können Heizung, Wasser, Abwasser, Müllentsorgung, Hausmeisterdienste, Versicherungen, Grundsteuer und Verwaltungskosten umfassen.
Richtigkeit der Angaben:
Überprüfen Sie, ob die in der Abrechnung angegebenen Kosten korrekt sind. Vergleichen Sie die Angaben beispielsweise mit den Vorjahren, um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen.
Angewendete Umlageschlüssel
Überprüfen Sie, ob die Umlageschlüssel korrekt angewendet wurden. Die gängigsten Umlageschlüssel sind die Wohnfläche und die Personenzahl. Stellen Sie sicher, dass die zugrunde gelegten Daten stimmen und dass keine falschen oder unfairen Verteilungsschlüssel verwendet wurden.
Plausibilität der Kosten:
Prüfen Sie, ob die angegebenen Kosten plausibel erscheinen. Vergleichen Sie sie mit Ihren eigenen Erfahrungen und den Durchschnittswerten in Ihrer Region. Wenn die Kosten deutlich über dem Durchschnitt liegen, sollten Sie genauer nachhaken.
Nachweise und Belege:
Fordern Sie bei Bedarf Nachweise und Belege für bestimmte Kostenpositionen an, insbesondere wenn diese ungewöhnlich hoch erscheinen. Vermieter sind verpflichtet, Belege aufzubewahren und sie auf Nachfrage vorzulegen.
Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben:
Stellen Sie sicher, dass die Abrechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Dazu gehören die Einhaltung der Abrechnungsfrist (in der Regel 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) und die Berücksichtigung nur umlagefähiger Kosten.
Verständlichkeit der Abrechnung:
Die Betriebskostenabrechnung sollte für Mieter verständlich und nachvollziehbar sein. Fragen Sie nach, wenn Ihnen bestimmte Positionen unklar sind, und bitten Sie den Vermieter um eine detaillierte Erläuterung.

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Wer kann helfen, wenn sich Unstimmigkeiten nicht klären lassen?

Wenn Mieter Unstimmigkeiten oder Fehler in der Betriebskostenabrechnung feststellen, sollten sie diese schriftlich beim Vermieter beanstanden und gegebenenfalls um eine korrigierte Abrechnung bitten. Bei anhaltenden Problemen oder rechtlichen Fragen können Mieter sich an einen Mieterverein, einen Rechtsanwalt oder an die örtliche Verbraucherzentrale wenden, um weitere Unterstützung zu erhalten.

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