Häufige Fragen - Binko & Hofmann Immobilien

Vier häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

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Fragen an Binko & Hofmann Immobilien

1. Unrechtmäßig abgerechnete Kosten
Nicht alle Aufgaben, die ein Hausmeister erledigt, dürfen abgerechnet werden. Dieses Thema ist daher oftmals Streitpunkt zwischen Vermieter und Mieter. Zu den nicht umlagefähigen Kosten zählen bspw. Kleinstreparaturen oder Verwaltungsaufgaben. Gartenpflegekosten oder die Pflege von Außenanlagen dürfen hingegen vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden.

Insgesamt dürfen 16 Posten als Betriebskosten abgerechnet werden. Zusätzlich dürfen unter dem Punkt „Sonstige Betriebskosten“ auch Kosten wie die Dachrinnenreinigung abgerechnet werden. Voraussetzung ist die klare Mietvertragsdefinition der Posten, die unter „Sonstige Betriebskosten“ abgerechnet werden können. Hellhörig sollten Mieter werden, wenn die Höhe der Kosten für bspw. Aufzüge oder Heizungen im Vergleich deutlich über den Vorjahreskosten liegen. Es ist nicht erlaubt, Reparaturkosten abzurechnen, die oftmals fälschlicherweise ebenfalls als Wartungskosten deklariert werden. Verwaltungstätigkeiten sowie Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen sind generell nicht umlagefähig.

2. Nicht nachvollziehbare Abrechnung
Die Abrechnung muss in einer Form vorgelegt werden, die durch den Mieter nachvollziehbar ist. Hierzu gehört eine sorgfältige Auflistung der Posten, der entstandenen Jahreskosten und die Kennzeichnung des entsprechenden Umlageschlüssels. Auch Belege sind auf Nachfrage durch den Mieter einsehbar vorzuhalten. Es bietet sich an, zur Abrechnung gleich Kopien der Versorger- und Dienstleisterrechnungen beizulegen. So kann der Mieter die gelisteten Posten und ggf. anteilig berechnete Summen gut nachvollziehen. Vermieter sollten darauf achten, frühzeitig den Dialog mit den Mietern zu suchen. Oftmals lassen sich kleinere Fragen direkt klären. Zudem gilt: Eine transparente und sorgfältig vorgelegte Abrechnung mit Kopien schafft Vertrauen und verhindert unnötige Beanstandungen.

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3. Fehlerhafte Umlageschlüssel
Mieter sollten genau prüfen, ob entsprechende Posten über den richtigen Schlüssel umgelegt werden. Übliche Umlageschlüssel sind: nach Verbrauch, nach Anzahl der Mieter, nach Wohneinheit oder nach Wohnfläche.
Beispiel: Bei den Heizkosten müssen mindestens 50 % (und maximal 70 %) der Kosten nach Verbrauch berechnet werden. Die übrigen Prozente (30 bis 50 %) sollten dann nach einem sogenannten verbrauchsunabhängigen Maßstab verteilt werden, so etwa nach der Wohnfläche.

Die Umlage der Betriebskosten für Hausreinigung, Aufzug, Wasserkosten, Gartenreinigung, Grundsteuer oder Versicherung werden wahlweise nach der Wohnfläche oder der Anzahl der Personen auf das Haus verteilt. Hier sollte eine klare Regelung im Mietvertrag enthalten sein – fehlt eine entsprechende Regelung, gilt als korrekter Schlüssel die Wohnfläche.

4. Verspätete Abrechnung
Der Vermieter muss die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes vorlegen. Dies ist im BGB unter § 566 Abs. 3 festgeschrieben. Sollte der Vermieter die Abrechnung nicht rechtzeitig (also innerhalb der 12-Monats-Frist) vorlegen, so müssen Forderungen des Vermieters auf Nachzahlungen nicht vom Mieter gezahlt werden. Guthabenforderungen seitens des Mieters verwirken hingegen nicht.

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